D.A.S. Multimedia-VI ‚Mission Dienstreise – „On tour“ für den Chef‘

Die Checkliste für Geschäftsreisen

Messen, Kundenbesuche, Meetings mit Geschäftspartnern – in Zeiten der Globalisierung sind Geschäftsreisen in vielen Firmen an der Tagesordnung. Die „Mission Dienstreise“ wirft dennoch bei vielen Arbeitnehmern zahlreiche Fragen auf: Gehören die Fahrtwege zur Arbeitszeit oder darf man diese als Ruhephasen nutzen? Und wie sieht es mit den gesammelten Bonusmeilen aus? Die D.A.S. Rechtsschutzversicherung erläutert den rechtlichen Hintergrund von Dienstreisen.

Klärung der Konditionen schon vorab
„Wer beruflich viel auf Reisen ist, sollte die Konditionen hierfür so früh wie möglich, am Besten gleich beim Einstellungsgespräch, abklopfen“, rät D.A.S. Juristin Anne Kronzucker. Wie es mit der Arbeitszeit, den Überstunden und der Spesenabdeckung auf Reisen aussieht, wird meist in individuellen Reiseordnungen der Unternehmen festgehalten. Prinzipiell gehören Dienstreisen zu den arbeitsrechtlichen Pflichten, die teilweise im Arbeitsvertrag festgehalten sind. Aber auch ohne vertragliche Grundlage kann der Chef den Arbeitnehmer laut Weisungs- oder Direktionsrecht (§ 106 Gewerbeordnung) auf Dienstreise schicken, solange es seiner vertraglichen Tätigkeit entspricht. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers darf jedoch nicht in einer Form ausgeübt werden, die sittenwidrig ist oder gegen ein gesetzliches Verbot verstößt – etwa gegen Arbeitsschutzregelungen wie das Arbeitszeitgesetz.

Reisezeit gleich Arbeitszeit?
Viele Arbeitnehmer sind unsicher, wie die konkrete Arbeitszeit-Regelung auf Dienstreisen aussieht: Beginnt die Arbeitszeit direkt mit der Fahrt zum Flughafen? Können die Fahrtwege als Ruhephasen genutzt werden? Gilt die Vor- und Nachbereitung eines Meetings auf der Fahrt als Arbeitszeit? Die D.A.S. Rechtsexpertin erklärt die nicht immer eindeutige Rechtslage: „Wenn der Arbeitnehmer auf der Hin- oder Rückfahrt, zum Beispiel im Zug, auf Anweisung des Arbeitgebers oder wegen dienstlicher Notwendigkeiten ständig dienstliche Aufgaben erledigt (etwa Terminvorbereitung, Aktenlesen, Beantworten von E-Mails), gilt diese Zeitspanne als Arbeitszeit.“ Auch die Anreise am Steuer des eigenen Wagens ist Arbeitszeit. Darf der Mitarbeiter seinen Laptop während der An- oder Abreise – etwa in der Bahn – jedoch geschlossen lassen, hat er also die Wahl, berufliche E-Mails zu beantworten oder ein privates Buch zu lesen, dann wird die Reisezeit als Ruhe-, und nicht als Arbeitszeit (BAG, Az. 9 AZR 519/05) angesehen. Folge: Nach einer mehrstündigen Reise muss ggf. sofort ein voller Arbeitstag absolviert werden.

Eine weitere Frage betrifft die Vergütung der Reisezeit. Auch zu dieser Frage ist die Rechtslage nicht eindeutig. Daher rät die D.A.S., die Konditionen für Dienstreisen frühzeitig mit dem Arbeitgeber zu besprechen und gegebenenfalls vertraglich festzulegen. Über die Vergütung der Reisezeit sollten die Reiserichtlinien des Arbeitgebers Aufschluss geben. Fehlen vertragliche Regelungen zu Dienstreisen und Konditionen im Arbeits- oder Tarifvertrag, muss der Arbeitgeber die Reisezeiten innerhalb der regulären Arbeitszeit auch als solche vergüten.

Bonusmeilen als Bonbon für den Arbeitnehmer?
Der Arbeitnehmer darf die auf dienstlichen Flugreisen gesammelten Bonusmeilen nicht ohne Rücksprache mit dem Chef für private Reisen nutzen. Da Dienstreisen im Interesse und auf Kosten des Arbeitgebers unternommen werden, kann dieser durchaus verlangen, die Bonusmeilen für weitere Dienstreisen einzusetzen (BAG, Az. 9 AZR 500/05). „Oftmals erlauben die Unternehmen jedoch eine private Nutzung der Meilen“, erklärt die D.A.S. Juristin.
„Entscheidend sind die Regelung im Arbeitsvertrag, die mit dem Arbeitgeber getroffene Vereinbarung oder die Reiserichtlinien der Firma.“ Gibt es keine vertragliche Regelung oder Abmachung bezüglich der Bonusmeilen, gilt: Duldet der Arbeitgeber die private Nutzung von Bonusmeilen stillschweigend über einen längeren Zeitraum, kann sich der Arbeitnehmer auf die so genannte „betriebliche Übung“ berufen und die dienstlich gesammelten Flugmeilen beispielsweise für einen privaten Wochenendtrip nutzen. Der Tipp von Anne Kronzucker: „Besprechen Sie schon vor der Dienstreise, wie die Regelung der Bonusmeilen aussieht, um Streitigkeiten im Nachhinein zu vermeiden.“

Shopping in Mailand
Attraktive Reiseziele verleiten gerne einmal dazu, Dienstreisen mit privaten Interessen zu verbinden: Warum nicht nach dem Meeting in Mailand noch eine Shopping-Tour anhängen oder das Sightseeing in der Stadt genießen? „Auch in diesem Fall empfiehlt es sich, dies vorher mit dem Arbeitgeber zu besprechen und die Konditionen detailliert festzulegen“, so die D.A.S. Juristin. Falls der Partner beispielsweise die Chance nutzen will, mit nach Mailand zu reisen, muss er seine Reise privat bezahlen. Der Arbeitgeber übernimmt nur die Hotel- und Aufenthaltskosen seines Mitarbeiters – in der Regel ein Einzelzimmer. Mehrkosten für Unterkunft und Verpflegung müssen entweder vom Arbeitnehmer oder seiner Begleitung selbst getragen werden. Bei Aufwendungen, die nur zum Teil beruflich oder betrieblich veranlasst sind, ist zu beachten, dass hier steuerliche Besonderheiten bei der Abzugsfähigkeit als Werbungskosten gelten. Deshalb gestatten nicht alle Arbeitgeber die Kombination von Geschäftsreise und privaten Interessen.

Kurzfassung:
Auf Reisen für den Chef
Rechtliche Hintergründe für Dienstreisen

Nicht nur vor dem Hintergrund der Globalisierung sind Geschäftsreisen in vielen Firmen an der Tagesordnung. Sind Dienstreisen im Vertrag des Arbeitnehmers vereinbart, so gehören sie fest zu den arbeitsrechtlichen Pflichten. Und selbst ohne vertragliche Grundlage kann der Arbeitgeber im Rahmen des Weisungs- oder Direktionsrechts eine Geschäftsreise anordnen – solange es zu den vertraglich vereinbarten Tätigkeiten passt. Die Rechtslage zur Frage, ob die Reise selbst zur Arbeitszeit gehört, ist nicht eindeutig. Daher sollten Einzelheiten, wie beispielsweise die Verwendung von Bonusmeilen, frühzeitig mit dem Arbeitgeber besprochen und gegebenenfalls vertraglich festgelegt werden. Wichtige Hinweise für Arbeitnehmer zu allen Fragen rund um Geschäftsreisen können die Reiserichtlinien der Firma geben. Auch wer seine Dienstreise mit einem privaten Besuch oder einem Erholungsteil verbinden möchte, sollte dies vorher mit dem Arbeitgeber absprechen und die Rahmenbedingungen detailliert festlegen. Gleiches gilt, falls beispielsweise der Lebenspartner die Chance für einen gemeinsamen Trip nutzen will. Der Arbeitgeber übernimmt dann nur die Hotel- und Aufenthaltskosten seines Mitarbeiters – in der Regel ein Einzelzimmer. Mehrkosten für Unterkunft und Verpflegung müssen entweder vom Arbeitnehmer oder seiner Begleitung selbst getragen werden. Bei Aufwendungen, die nur zum Teil beruflich oder betrieblich veranlasst sind, ist zu beachten, dass hier steuerliche Besonderheiten bei der Abzugsfähigkeit als Werbungskosten gelten.

Weitere Informationen zu rechtlichen Fragen finden Sie unter www.das-rechtsportal.de.

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